Empty inbox - Effektiv mailhantering

Inboxen i ditt mailprogram ska hållas tom. Inboxen ska endast innehålla sånt som nyligen inkommit och inte ännu behandlats.

 

Varför?
Genom att ha en tom inbox så vet du till 100% att alla mail som hamnar där är sånt som du ska bearbeta på något sätt och alla mail som du redan behandlat och svarat på hålls borta från ditt fokus. Allt fokus kan riktas mot det som du ska göra och inte det som du redan gjort. Du vet även exakt vilka mail som du ska besvara och vilka du väntar på svar från. Du behöver aldrig leta i inboxen efter mail som ska besvaras eller som ska följas upp.

Förbered först ditt mailprogram.
Om du använder Gmail så skapar du 2 etiketter/labels: @åtgärda och @väntar.
I andra mailprogram än Gmail som saknar etiketter och liknande behövs ett lite annat system. Skapa tre foldrar som du döper till: @åtgärda, @väntar och Alla mail eller Arkiv och använd dem som labels och flytta mailen dit när de bearbetas.
(Namn inleds med @ för att de ska hamna överst i sorteringen av mappar och etiketter)

Arbetsflöde för att hålla din inbox tom (om du använder Gmail så funkar det direkt. Där betyder arkivera att man tar bort etiketten Inbox från mailet så det försvinner därifrån):

1. Öppna första mailet i inboxen.
2. Identifiera vad det är.
3. Behöver det åtgärdas?
1. Ja, går det snabbt (2 minuter och du har tid) så åtgärda det på en gång och arkivera det
2. Ja, men hinner inte nu. Sätt etikett @åtgärda och arkivera
3. Nej, arkivera (alternativt släng om det verkligen är skräp)
4. Nej, men det behöver följas upp senare. Sätt etikett @väntar och arkivera.

Upprepa ovanstående till inboxen är tom. De mail som behöver åtgärdas, men som du inte hann ta hand om just nu har etikett @åtgärda. Samma sak med de mail som du inte behöver/kan åtgärda nu utan väntar på, men då under etikett @väntar.

När nu inboxen är tom så kan du lugnt gå vidare till etiketten @åtgärda och ta vilket som helst av mailen som ligger där och bearbeta det. När det är åtgärdat så tar du bort etiketten @åtgärda.
Regelbundet, t.ex. en gång per dag eller en gång per vecka, så går du igenom de mail som ligger under @väntar och följer upp dem som är aktuella. När de är avklarade så tar du bort etiketten @väntar. 

I Gmail finns det en funktion som förenklar allt ännu mer: Multiple inboxes
Gå till inställningar i Gmail.
Byt till fliken Labs. Leta reda på "Multiple Inboxes" och markera "Enable". Tryck sedan på "Save changes".
Byt till fliken Multiple inboxes.
För Pane 0 skriver du som search query: is:starred OR l:@åtgärda
och som panel title: Åtgärda
För Pane 1 skriver du search query: l:@väntar
och som panel title: Väntar
Ändra valet vid Extra panels positioning till "Below the inbox".
Nu kan du se dina 3 inboxar samtidigt: Inboxen överst, Åtgärda nedanför och längst ner Väntar. Jag har som ni ser ovan även lagt till alla stjärnmarkerade mail till Åtgärda-boxen.

Det finns ett undantag från Emtpy inbox som jag stött på. I program som rent visuellt inte kan visa mailen för åtgärd på ett smidigt sätt har jag ibland frångått Empty inbox-principen genom att låta mail som ska åtgärdas ligga kvar i inboxen. Då är det ännu viktigare att nya mail flyttas bort kontinuerligt och inte blir liggande i inboxen. Om det går att markera mail för åtgärd med en stjärna eller flagga så bör det göras för att särskilja dem extra tydligt från nyinkomna mail. Undantaget fungerar i mailprogram där man inte får så många mail per dag utan att man hinner få undan alla nya på några minuter. Så fort det blir så många mail att man inte hinner med att få bort nya mail, så att mailen för åtgärd hela tiden syns, är det mer lämpligt att använda foldrar.